会议必须要认真的策划，开始的时候可以招聘一些做过会议策划的人来做，这样才能成功举办。
a 选择会议所在地区、举办地点
既然是巡回举办交流会，就要挑选好地区，要挑选行业比较集中的地方，一般以二级市或县城为一个区位划分，对于中西部地区，产业集中度不高的地方，要以省为划分，一个省只举办一次，因为举办多了，人员就被分流了。同时要选择好举办地点，地方要好找，离火车站、汽车站最好距离近一些，这样方便参加会议的人来，否则很多人觉得地点太难找了，就不来参加了，本研究报告认为，最好的方法就是设置在酒店的会议室，找一个当地交通方便的酒店，3星级左右就可以了，太好的酒店，价格太贵，成本太高。
b 根据会议所在地区，收集会议的主题
根据当地产业情况，做一些分析，比如如果是中西部的制造业，就要讨论中西部与东部或南部的协作问题，企业间的合作问题，如何实现双盈。主题是否正确，最终的结果是要看是否切中当地企业管理层的需求，我们要以一个行业研究者的角度去介入当地的产业。又比如：如果我们在中东部举办会议，就要讨论产业转移、开拓国际买家、提升产业效率等各个方面的问题。确定正确的会议主题后，就会吸引各个方面关注这个主题的人来参与，但是由于我们是按地区巡回举办会议，就要各个方面都要涉及，还要有很多其它的主题，比如：技术、质量、营销、管理等等，但是这些都要围绕当地的产业来做，比如中西部的技术较差，缺少高质量的人才，就要引进人才。同时还要把这个主题与网站提供的服务和经营方向结合起来，这样才能在会议上推广网站、收取服务费用。
总的来讲，会议的主题很关键，直接决定了是否能成功举办，决定了是否能吸引当地的参会者来参加会议，所以团队里必须要能有熟悉行业的人一起来参与行业会议的策划。
c 会议要建立一个开放性的平台，具体讨论内容由参会者决定
由于会议涉及到各个方面的内容，我们必须要有一个思想，演讲者绝大多数必须要由参加会议的企业确定，以及想通过会议来宣传自己的人去确定，而不能靠网站举办方去确定，我们的目的就是要建立一个开放性的平台，和网站的一样，我们只是建立一个平台，正如我在《B2B行业门户网站策划实战研究报告》中所讲，b2b行业网站一定要本着建立开放平台的思想，在这个思想的指导下，我们才能让会议取得成功。
邀请当地知名企业老总、地方协会或商会，或者政府相关人员来参与，比如我们如果在中西部举办会议，一般地方的招商局是比较感兴趣的，他们都喜欢通过这个方式来讲解当地的投资环境、优惠政策等。关于营销、管理、当地行业发展趋势等都可以邀请这部分人来演讲，这些人来演讲一般我们都是不给钱的，他们来演讲，本身对他们也是一个推广，需要花钱的话，我们就失去了一个平台的概念，成本也太高了。
邀请网站上的行业专家、技术专家来演讲，这些人有可能是公司老总、技术总监或企业高管，邀请技术专家，就要邀请那些同时也是公司的老总的人，或者能代表公司的人，这些人讲解他们的技术、管理，向大家传播了自己的知识，同时也向他们的目标客户传播了企业的实力，做了营销推广，不能给报酬，车费自己解决。
邀请会议参加者的供应商来参加，比如我们举办主要为制造业参加的会议，就收上游企业的钱，这部分参会者门票更高，还可以向制造业的参会者收取成本费，比如200元，向供应商收取500元，只赚这部分人的钱，同时邀请供应商来演讲，收取高额的费用，比如20-30分钟的演讲，收2000元或更高的价格，这样实际就把会议的演讲内容与销售收入放到一起。
这些参加者的议题，我们要提前一个月就开始确定和收集，让他们提前开始准备，提前交纳参会的费用，这样有利于降低会议的风险，当会议议题确定了，才能安排会议的流程。同时不要忘记要介绍网站的服务，以及行业的发展趋势，这两个部分一般要求网站的营销经理和网站的总编来演讲。
d 确定会议时间，提供预定车票、酒店的服务
一般根据当地交通，大家当天到达会议的时间，会议9-10点之间召开比较合理，这种会议只开一天，大部分参加会议者来这里，当天都能来回，下午一般3点或4点就要结束。供应商、行业专家等，可能比较远，会议主办方要能提供在会议周边给他们预订酒店，以及预订车票、飞机票等。
e 会场主持人等一些服务可以请兼职
会场主持人对仪表、口才、应变能力要求比较高，如果团队里没有合适的主持人选，可以请兼职，或者找当地一些会务服务公司来主持，同时公司也要逐步的培养一些主持人，因为内部的主持人更加能够了解行业知识，主持的时候能随机应变。
3、会议举办活动安排及后勤服务
会议举办是一套系统流程，每个环节都不能出差错，是一环套一环的，无论是举办时间、会议主题的安排、各种会议后勤服务，都要到位。
a 控制好会议的时间和座位安排
每个主题的时间都要严格控制，比如主题演讲，一般就20-30分钟，同时还要为特殊情况预留5-10分钟的会议间歇，因为有的主题演讲可能超过几分钟，必须要通过主持人去控制好。同时要有足够的时间安排参会者之间互相交流。
关于位置的安排，按照会场的方式摆设，但是重要的嘉宾、大型企业的老总要安排在前面，在会场主席台，可以设置座谈会的方式，也可以设置主席台的方式，看会议的需要，在这里不详细讲解。
b 安排参会者之间互相交流
除了主题演讲外，还要安排论坛形式的交流互动，比如找2-4个人，一个主持人，在台上以一定的主题形式互相问答的模式，来解答问题，阐述观点，类似于电视台的访谈形式，同时要鼓励台下的人提问，互相互动起来，实现嘉宾与参会者的交流。还要安排一个休息时间，让大家自由的交流的，比如中场休息；同时在午餐安排位置的时候，也要把一些人安排在一起，比如供应商与制造商之间同座一桌，通过会议相识的人可以自由的座一桌等等。
c 各项后勤服务要做到位
最好能联系当地的电视台和报纸来参加会议，如果当地重要企业的老总、政府、协会的人参加，当地报纸和电视台就好邀请，这些媒体的到来会给我们增加影响力。同时网站的记者要做好会议记录，拍摄照片，做会后的报道，录像要请专门的人来录制，主要是作为会议后的宣传工作，为下次会议做准备工作。会议的接待、交费登记，找本公司的前台、客户服务等负责就可以了，同时可以让本公司的销售人员参与，这样对客户的接待，获得潜在客户会有帮助，比如：会议当天申请收费会员的7折优惠。
4 会议前后的宣传工作和游说参会者购买网站服务
由于b2b行业网站本身就是一个媒体，我们必须要为自己的产品做好宣传推广工作，就象湖南卫视出来做超级女生一样，他实际是在利用作为中国最大的娱乐传媒的平台，为自己的活动服务，而不是总为别人做嫁衣，我们要把平台充分的利用起来，为自己的产品做推广，让网站、活动、销售三者互相结合起来。
a 会议前的文章推广、专题推广
会议举办前3个月，就要为我们的活动造势，利用自己的平台优势，写文章进行推广，同时发布到合作网站，让活动的举办消息布满网络的每一个角落，利用推广网站的方法来同时推广会议。更重要的要发布会议动态，一周一个大报道，3天一个小报道，通过撰写活动动态，比如那个公司决定要参会了，那个行业知名人士要参加会议了，每个信息发布一篇文章，实现全方位、大规模的轰炸式推广，关于会议的推广，我在《b2b行业门户网站推广实战秘籍》第九章中做过非常详细的介绍，大家可以参考。
同时制作专题，将会议的所有报道放在一起，这个专题包括会议动态、主办者信息、邀请那些人参加、会议主题等全部做成一个专题，类似的可以参考展会的网站，同时在网站的重要位置，放置这个会议的广告链接，以及利用其它很多闲置的广告位置，推广会议，实现图片、动画、文字广告在整个网站全方位放置，短期内实现会议的成功推广，很多行业网站都成功的举办过，大家可以参考。
b 会议后的文章推广、专题报道
会议结束后，要及时发布会议的宣传信息，以图片、文字、视频的形式，全方位展示会议的信息，发挥会议的效果，让没有参加会议的人对网站的会议及网站品牌更加认可，吸引他们参加下一次会议，同时下一次会议开会前的专题里，要出现上次会议的回顾。同时要将会议的各种报道做成专题形式，在网站各个地方放广告，将会议的文章发布到其他的合作媒体，让会议现场的报道遍布整个网络，让网站举办的巡回交流会形成品牌，通过会议，更多人将会了解到你的网站，让会议和网站共同来互相推广。
c 会议后对参会者电话跟踪，游说他们购买网站服务
当会议上介绍了我们的服务，一部分参会者可能对网站提供的服务感兴趣，或者本来不感兴趣，通过会议营销，他们比较感兴趣想购买网站服务，那么销售人员就要在会议以后跟踪，对有意向的客户不断的电话沟通，实现销售的收益。同时对参与过会议的，给他们优惠，比如会员费是3000，门票是400元，那么如果他们做了收费会员，则门票费用就省了，只需要花2600元即可成为收费会员，通过这些方式来实现会议收益，反哺网站。
